Vom Auftrag bis zur Abrechnung: Warum digitale Nachweise Zeit sparen
Der Auftrag ist erledigt – aber im Büro fehlt noch die Unterschrift. Das Foto liegt auf dem Smartphone des Fahrers und der Lieferschein kommt erst Tage später zurück. Genau an dieser Stelle verlieren viele Unternehmen unnötig Zeit.
Digitale Nachweise setzen früher an. Informationen werden nicht nachträglich zusammengesucht, sondern genau dort erfasst, wo sie entstehen: beim Fahrer, beim Kunden oder direkt am Einsatzort.
Einfacher Grundsatz: Ist der Auftrag abgeschlossen, sollten auch die dazugehörigen Nachweise vollständig digital vorliegen.
Was kann direkt beim Auftrag dokumentiert werden?
Je nach Einsatz können ganz unterschiedliche Informationen benötigt werden. Ein digitaler Prozess verbindet diese Informationen direkt mit dem jeweiligen Auftrag.
- Digitale Unterschriften des Kunden oder Empfängers
- Fotos von Ablageorten, Schäden oder ausgeführten Arbeiten
- Datum und Uhrzeit einer Leistung oder Übergabe
- Barcode- und QR-Code-Scans
- Digitale Checklisten und Protokolle
- Gescannte Dokumente und weitere Nachweise
Der eigentliche Vorteil entsteht im Büro
Wenn alle benötigten Informationen unmittelbar digital zurückkommen, müssen Mitarbeiter keine Belege mehr zusammensuchen, Fotos zuordnen oder Fahrer wegen fehlender Angaben kontaktieren.
Auch nachgelagerte Prozesse können schneller beginnen. Liegt beispielsweise ein unterschriebener Nachweis unmittelbar vor, muss die weitere Bearbeitung nicht darauf warten, dass Papierunterlagen zurück ins Unternehmen gelangen.
Dokumentation als Bestandteil der COTRIS Auftrags-App
Mit der COTRIS Auftrags-App lassen sich unterschiedliche Nachweise direkt in die Auftragsbearbeitung integrieren. Der Mitarbeiter wird durch den vorgesehenen Ablauf geführt und dokumentiert genau die Informationen, die für diesen Auftrag benötigt werden.
Fazit: Erledigt sollte auch wirklich erledigt bedeuten
Digitale Nachweise verbinden die praktische Arbeit unterwegs mit der weiteren Bearbeitung im Unternehmen. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Abläufe und verbessert die Nachvollziehbarkeit.
COTRIS – Aufträge abschließen. Nachweise direkt zurückbekommen.
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