Sparen Sie Zeit und Geld mit der Lieferschein-Digitalisierung

Arbeitsabläufe im Unternehmen unterliegen bisweilen einem hohen Zeitaufwand. Die COTRIS Multibox und die COTRIS App Auftragsmanagement unterstützen Sie maßgeblich bei der Digitalisierung und damit Beschleunigung diverser Prozesse. In diesem Artikel geben wir Ihnen ein konkretes Beispiel anhand der Lieferschein-Digitalisierung.

 

 

Mit der COTRIS App können Lieferscheine angezeigt, bearbeitet, unterschrieben und zurückübermittelt werden.

Ein Lieferschein beinhaltet alle relevante Daten für den Fahrer, der Waren und Güter in gewisser Anzahl zu einer vorgegebenen Adresse zu liefern hat. Noch bis vor kurzem war es die Regel, dass dem Fahrer der Lieferschein in Papierform ausgehändigt wurde. Das Dokument musste in wenigstens zweifacher Ausfertigung ausgedruckt, auf Richtigkeit überprüft und vom Kunden nach Übergabe der Ware gegengezeichnet werden. Anschließend reichte der Fahrer den Lieferschein in die entsprechende Fachabteilung des eigenen Unternehmens zurück. Wie lässt sich dieser aufwändige Arbeitsprozess verkürzen?

Digitalisieren Sie Ihre Lieferscheine

Die COTRIS Multibox ermöglicht Ihnen die Erstellung maßgeschneiderte Lieferscheine in der App. Das Dokument steht Ihrem Fahrer auf dem Android-Gerät ohne Zeitverlust zur Verfügung. In der App Auftragsmanagement findet er die Adresse des Kunden und des Zielortes, die zu liefernde Ware mit allen wichtigen Daten sowie die Stückzahl.

Nach Übergabe der Ware kann der Fahrer die Daten im Lieferschein gegebenenfalls ergänzen. Welche Anzahl wurde tatsächlich ausgehändigt? Sind zusätzliche Informationen an das Unternehmen weiterzugeben? Der Kunde bestätigt den Empfang der Ware mittels elektronischer Unterschrift, der Fahrer sendet die Daten per Klick zurück ans Unternehmen. Im Abrechnungssystem bzw. dem CRM oder ERP stehen die Informationen in Echtzeit zur Verfügung.

Ihre Vorteile der Lieferschein-Digitalisierung auf einem Blick

– Sie verbinden Ihre Fahrer direkt mit Ihrem Unternehmen und vermeiden damit unnötigen Zeitaufwand.

– Sie reduzieren dank der direkten Datenverbindung zum Abrechnungssystem Ihren Verwaltungsaufwand deutlich.

– Gleichzeitig reduzieren Sie mögliche Fehlerquellen, denn …

– … die Daten müssen nur einmal eingegeben werden. Auch das spart wiederum viel Zeit.

– Die App übermittelt alle relevanten Informationen an den Fahrer und zurück ins Unternehmen – in Echtzeit.

Funktionsweise

Um Ihre Lieferscheine zu digitalisieren, stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Sie erstellen die App selbst genau so, dass sie Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Dazu nutzen Sie den COTRIS Multibox-Designer, den Sie ohne jegliche Programmierkenntnisse bedienen können, denn alle Gestaltungselemente lassen sich per Drag & Drop positionieren. Änderungen sind hier jederzeit möglich. Selbstverständlich stehen wir Ihnen hier mit Rat und Tat zur Seite.
  1. Sie übermitteln Ihre bereits bestehenden Lieferscheine im PDF Format (auch andere Datenformate sowie Fotos, Videos, Excel und Word-Dateien u.v.a.m. möglich) an Ihren Fahrer. Dieser kann den Lieferschein öffnen und auf Wunsch bearbeiten, unterschreiben und zurück übermitteln.

Haben Sie Fragen zur Lieferschein-Digitalisierung? Wünschen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch? Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile der COTRIS Apps auf. Nehmen Sie jetzt gleich Kontakt mit unseren Profis auf – wir sind gerne für Sie da, um Sie umfassend zu informieren.

Kontakt

Fazit:

Die Digitalisierung gehört zu den wichtigsten Themen in einem modern ausgerichteten Unternehmen. Digitale Dokumente sparen Zeit und verringern den Verwaltungsaufwand. Daten und Informationen lassen sich ohne zeitliche Verzögerung an die Fahrer und zurück in die Fachabteilung übermitteln, während gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert werden. Eine doppelte Datenerfassung gehört der Vergangenheit an, denn die Lieferschein-Daten stehen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.