Sparen Sie Zeit und Geld mit der Lieferschein-Digitalisierung

Mit dem digitalen Lieferschein von COTRIS unterstützen wir Sie maßgeblich bei der Beschleunigung diverser Prozesse. In diesem Artikel geben wir Ihnen ein konkretes Beispiel, wie Sie Ihre Lieferscheine digitalisieren können.

 

 

Mit COTRIS können Lieferscheine geräteunabhängig angezeigt, bearbeitet, unterschrieben und zurückübermittelt werden.

Ein Lieferschein beinhaltet alle relevanten Daten für den Fahrer, der Waren und Güter in gewisser Anzahl zu einer vorgegebenen Adresse zu liefern hat. Noch bis vor kurzem war es die Regel, dass dem Fahrer der Lieferschein in Papierform ausgehändigt wurde. Das Dokument musste in wenigstens zweifacher Ausfertigung ausgedruckt, auf Richtigkeit überprüft und vom Kunden nach Übergabe der Ware gegengezeichnet werden. Anschließend reichte der Fahrer den Lieferschein in die entsprechende Fachabteilung des eigenen Unternehmens zurück. Wie lässt sich dieser aufwändige Arbeitsprozess verkürzen?

Digitalisieren Sie Ihre Lieferscheine

COTRIS ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Lieferscheine hochzuladen und an den zuständigen Mitarbeiter (Fahrer, Subunternehmer…) zu übermitteln. Das Dokument steht auf jedem Gerät ohne Zeitverlust zur Verfügung. Nach Übergabe der Ware kann der Fahrer die Daten im Lieferschein gegebenenfalls ergänzen. Welche Anzahl wurde tatsächlich ausgehändigt? Sind zusätzliche Informationen an das Unternehmen weiterzugeben? Der Kunde bestätigt den Empfang der Ware mittels elektronischer Unterschrift, der Fahrer sendet die Daten per Klick zurück ans Unternehmen. Im Abrechnungssystem bzw. dem CRM oder ERP stehen die Informationen dank den COTRIS Schnittstellen in Echtzeit zur Verfügung.

Ihre Vorteile der Lieferschein-Digitalisierung auf einem Blick

– Sie verbinden Ihre Fahrer direkt mit Ihrem Unternehmen und vermeiden damit unnötigen Zeitaufwand. Das Ausdrucken und die Übergabe von Lieferscheinen entfällt. Der benötigte Lieferschein ist immer mit dabei oder kann noch nachgesendet werden, auch wenn der Fahrer sich bereits auf seiner Tour befindet.

– Sie reduzieren dank der direkten Datenverbindung zu Ihren Systemen den Verwaltungsaufwand deutlich.

– Gleichzeitig reduzieren Sie mögliche Fehlerquellen, denn …

– … die Daten müssen nur einmal eingegeben werden. Auch das spart wiederum viel Zeit.
– … Lieferscheine gehen nicht mehr verloren oder kommen erste nach Tagen im Unternehmen an.

– … Probleme oder Reklamationen werden direkt in das Unternehmen übermittelt und es kann sofort reagiert werden.

– COTRIS übermittelt alle relevanten Informationen an den Fahrer und zurück ins Unternehmen – in Echtzeit.

Der Komplette Arbeitsablauf vom Erstellen optimierter Touren bis zum Bereitstellen der Aufträge und den zugehörigen Lieferscheinen u.v.m. kann über COTRIS abgebildet werden.

Funktionsweise

1. Einfacher Upload

Sie nutzen die Upload-Funktion über das COTRIS Portal und laden Ihren eigenen Lieferschein als PDF Datei hoch.

COTIRS speichert die Daten und erzeugt automatisch einen entsprechenden Weblink (oder QR Code), über den der Lieferschein geräteunabhängig über einen Webbrowser (Chrome, Safari, Firefox o.ä.) geöffnet, bearbeitet, unterschrieben und zurückübermittelt werden kann.

Alternativ kann der Lieferschein natürlich auch über die COTRIS App angezeigt werden.

Zusätzlich können weitere Informationen wie z.B. die Erfassung von Lademitteln o.ä. eingegeben und über die Fotofunktion Ablageorte oder andere Nachweise dokumentiert werden.

Auf Wunsch erhält der Kunde eine Kopie des unterzeichneten Lieferscheins direkt per Email.

2. Datenübermittlung über Schnittstellen

Die für den Lieferschein benötigten Daten (Adressdaten, Artikel, Stückzahl, Fahrer/Fahrzeug etc.) werden von Ihnen aus Ihrem System (ERP, CRM, TMS o.ä.) exportiert und über die Importfunktion bereitgestellt oder direkt über eine Schnittstelle an uns übermittelt.

COTRIS erstellt aus diesen Daten automatisch den Lieferschein und übermittelt diesen an das mobile Endgerät (Tablet, Smartphone…) Ihres Fahrers oder an das im Fahrzeug verbaute Navigationsgerät.

Dank der Editierfunktion kann der User Eingaben wie z.B. Mengenanpassungen direkt im Lieferschein vornehmen. Editierbare Felder können natürlich im Vorhinein festgelegt werden um eine fehlerhafte Dateneingabe zu vermeiden.

Die Fotofunktion, weitere Eingabefelder oder die Möglichkeit Probleme mit der Lieferung direkt zu übermitteln ist natürlich auch hier vorhanden.

Dank den COTRIS Schnittstellen ist der digitale Lieferschein kompatibel mit nahezu jedem weiteren Drittsystem.

Mehr Infos zum digitalen Lieferschein hier

Fazit:

Die Digitalisierung gehört zu den wichtigsten Themen in einem modern ausgerichteten Unternehmen. Digitale Dokumente sparen Zeit und verringern den Verwaltungsaufwand. Daten und Informationen lassen sich ohne zeitliche Verzögerung an die Fahrer und zurück in die Fachabteilung übermitteln, während gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert werden. Eine doppelte Datenerfassung gehört der Vergangenheit an, denn die Lieferschein-Daten stehen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

 

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